在上一节说完收集之后,就出现一个问题,我们收集了一大堆材料,该如何处理这些材料?五步流程的第二步是处理,第三步是组织,而这两点又是相互关联的,所以就合在一起说一下收集来的材料如何处理和组织。

为什么要处理和组织

当收集完一切我们能收集的材料时, 我们的收集箱里就应该有大量待处理的材料了,而这些材料并不一定是一个可执行的任务,有可能只是一个想法,而且也不一定是目前最适合做的,所以都要经过处理和加工之后才能变成可执行的行动。当然处理和组织的另一个原因就是为了保证我们在处理这些任务时能够达到当时的最大效率。

如何处理和组织

处理是有一个原则的,也就是我们最初看到的那张图里最主要的部分,从收集箱里顺次拿出一个材料,对这个材料做出第一步评判,看是否需要采取行动。如果不需要采取行动,那一般有三种处理方案:

  • 一、直接丢掉,扔进垃圾箱里;
  • 二、不是目前要做的,但不知道哪天会做这件事,就放进“将来/也许”清单中;
  • 三、这是一个供某项任务使用的资料,可以放在现在流行的知识管理软件中,和某条任务相关联起来。

如果需要采取行动,那首先看该任务的下一步行动是什么,(下一步行动是指根据这个任务指示能够马上执行的行动)如果下一步行动比较复杂,需要执行的行动较多,就生成项目,然后将该项目逐条分解成可执行的行动。最后把该项目放在“项目”清单。

如果该任务只需一步就能完成,就考虑是否能在两分钟内完成,如果能,马上去做,然后将该任务标记为已完成。

如果不能一步完成,则首先看这任务是不是必须要由自己来完成,如果自己不是执行该任务的最佳人选,那就找个最佳人选委派给他吧,然后把任务放在“等待”清单里面。

如果这事别人都办不了,只有自己最合适,那再分析,这任务是不是需要尽快完成,如果需要,则放到“下一步行动”清单里面,如果不需要尽快完成,那就要考虑什么时间处理最好了,经过分析后,分别放入“今日待办”,“明日待办”,“日程”清单。

项目和下一步行动

下一步行动是指看到就能够立刻执行的行动,而这个项目并不是指我们经常接触到的那种需要多人协作先立项,然后预算,再做时间规划……那样复杂的项目,而是指无法通过一步或简单几步行动就可以完成的任务。

比如“我要追那个女孩丽丽”就是一个项目,而不是行动,如果你看到这个任务,肯定会纠结下一步应该怎么办,确认完这是项目之后,就要分解成可执行的行动了,然后再找到下一步行动:

  1. 确定丽丽的详细信息。
    • 向她的朋友A确认她喜欢吃什么。
    • 向她的朋友B确认她喜欢玩什么。
    • 向她的朋友C确认她每天的行动路线。
    • 向她的朋友D确认她的手机号,QQ号,微博号。
  2. 开始展开第一步攻势。
    • 先加QQ狂聊,争取获得好感
    • ……
  3. ……

这只是举个例子,以上的也不是最终的可执行的任务,有些还需要继续分解,通过上面的例子说明了项目和下一步行动之间的关系。

情境

在用以上方法处理材料的同时,我们也应该对材料进行归类组织一下。在David Allen提出的解决方案中有情境的概念,情境是做什么用的呢?

情境是指执行行动时所处的情境,我们可以使用的归类方法有很多,但使用情境可以使我们在同一情境下统一处理该情境下的任务,而不至于精力太过分散。

比如,我们可以设置电话、外出、邮件、电脑、家里……等等你所能用到的情境,当在以上几步处理任务的时候,遇到需要电话的任务,就把该任务放在“电话”的情境清单中,当我们准备处理电话相关的任务时,可以统一将电话清单中的所有电话挨个打一遍。其他清单也同样,比如外出,一看外出清单中,有加油、超市买东西、交水费等等,如果没有相关的清单,我们保不齐会忘记其中的一个或几个。

清单

清单是《Getting Things Done》里面提到保存任务的单据,在最初,每个清单都是纸质的,以上提到的各种清单都要写在纸上,执行哪个清单的任务,就使用什么清单,外出时就拿起“外出”清单再出门。而我一直都纠结用纸来存放这个清单,当这个任务有日程属性而且也有情境属性的时候,就得需要每个日程中多个情境清单,这也太复杂了吧?所以,当有软件来处理这些问题的时候,我果断使用软件了。

最后咱再看一下最早的那张图,加深一下印象,我估计再看,就应该能看明白了。

GTD流程图

GTD流程图

我常用的GTD软件doit.im也写了如何在Doit.im中实现GTD | 处理和组织可以去看一下,用软件的好处就是,不但可以将标签叠加,而且可以按标签,情境,日程等分类进行查看。

组织和处理结束之后,就要开始执行这些任务了,敬请关注:深入浅出GTD(六)——五步流程之执行