这个四象限法则看上去像是术里面的内容,但在我看来这应该是个总原则。就像我们小学时背的那个“尊老爱幼、爱护公物”之类。

四象限法则和《Getting Things Done》里面的提到的5万英尺很像,就先说一下这个5万英尺理论吧。5万英尺是讲了任务计划的6个层面,其实GTD对生活的掌控感也来自于这里,就是尽量从更高的层面来看问题和分解任务,这6个层面自上而下分别是:

  • 5万英尺以上:目标和原则
  • 4万英尺:愿景
  • 3万英尺:长短期目标
  • 2万英尺:责任范围
  • 1万英尺:当前项目
  • 跑道:当前行动

这个看起来就很简单了,说白了就是下一步行动,日计划,周计划,月度计划,年度计划,五年规划和人活着是为了什么这种无聊而又深邃的问题。但是,我真心对翻译过来的这几个名词搞不清楚。所以还是看看四象限法则是啥吧,四象限法则可以用图来表示为下面的样子(话说一有图看着什么都简单了):

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这个图表明了我们在工作时遇到的问题重要急迫的属性,共分为四个不同的方面:

  • 第一象限:重要而且紧急
  • 第二象限:重要但不紧急
  • 第三象限:紧急但不重要
  • 第四象限:既不重要又不紧急

我们在看很多时间管理微博的时候,都看到有人说,要把精力集中到第二象限,就是在说这个,但是这个四象限到底在说什么?

第一象限:重要而紧急

第一反应,重要而紧急的事情应该是优先级最高的,但这并不代表这个象限的事情是最重要的,为什么呢?因为这个象限的事情多是由于第二象限的事情拖延转换过来的,如果我们处理的问题多是第一象限的,那要考虑一下我们处理问题的方式方法了,不然就是看似每天都在救火,哪里出问题去哪里,问题都能解决,但不能提前预防,生活肯定是一团糟,常常顾此失彼,焦头烂额。最终虽说忙来忙去也把工作做完了,但身心疲惫。

举例:准备一个十五分钟后要召开的会议,可能这个会议安排提前两天就通知了,但一直没有做准备,这件事的重要程度没有增加,但紧急程度却随着时间的流逝慢慢增加,最后就慢了重要紧急的事情。

第二象限:重要但不紧急

这类事情多是个人提升,增加生活品质的事情,比如学习、参加培训、问题的总结、长期的规划等等。这类事情并不紧急,没有人催促,是需要我们主动去做的,但却是我们个人和生活品质提升的最主要的因素,也是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别,如果长期不重视此类任务,将扩大第一象限任务的比例,从而我们又变成了忙人。

举例:每天英语学习,参加技能培训班,将遇到的问题经验总结成文档等等。

第三象限:紧急但不重要

此象限内的事情并不重要,但看上去又那么紧急,会给人这件事情很重要的错觉,所以会让人觉得属于第一象限,从而心理满足感增强,但此类事情多数为别人感觉很重要,对你来说很紧急的事情,所以要学会“将猴子丢给别人”,这个在后面文章中会讲到。

举例:别人来电,突来访客等。

第四象限:不重要也不紧急

无须多说,纯浪费时间的事务,虽然浪费生命,但却有可能联络感情哦。

举例:看电视,上网闲逛,办公室闲聊,看小说(多指YY类小说)等。

那现在我们想一下我们每天所做的工作都集中在哪个象限?当我们的工作多集中在第一,三象限时,说明我们多少有些拖延症吧,而且每天都在焦躁中度过,很少甚至不能为明天做做打算。

是不是有种加强第二象限事务比例的冲动?第二象限的事务才是个人提升的主要因素。

我认为四象限法则做为我们处理事务的一个原则还是很靠谱的,所以把这个放在了GTD开始之前。

如何开始GTD,敬请关注:深入浅出GTD(四)——五步流程之收集